Фирма должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Ни в Законе о бухгалтерском учете, ни в одной из норм действующего налогового законодательства никаких оговорок для форс-мажорных ситуаций нет.

В статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлен порядок хранения первички.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Налоговый кодекс также требует хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение 5 лет (подп.8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения фирмы наказывают по статье 120 НК РФ. Санкции могут налагаться как на организацию в целом, так и на сотрудника, по установленной вине которого произошла порча документов.

Ответственность за организацию хранения первички несет руководитель организации. В случае несоблюдения требований с него может быть взыскан штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ.

Согласно этой статье, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это тоже предусмотрена уголовная ответственность.

Если руководитель не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по статье 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.

Налоговый кодекс предусматривает такие виды ответственности:

• 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
• 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
• 30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (п 2 ст. 120 НК РФ);
• штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Кроме того, не подтвержденные документами затраты могут быть исключены из состава налогооблагаемых расходов. Это приведет к доначислению налога на прибыль и применению санкций по статье 122 НК РФ в размере 20% от суммы недоимки.

Также если нет документов, подтверждающих правомерность постановки на учет товаров, работ, услуг, могут отказать в вычете по НДС.

Наличие недоимок по налогу на прибыль и НДС приведет к начислению пени по статье 75 НК РФ.

Если налогоплательщик в течение более 2 месяцев не представит документы, необходимые для расчета налогов, инспекция вправе определять сумму налоговых обязательств расчетным методом (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ) (см. постановление АС Центрального округа от 30 марта 2021 г. № Ф10-5558/2020 по делу № А09-4744/2020).

Это делается по данным об аналогичных налогоплательщиках, и при этом неважно, что документы были утрачены по уважительным причинам, если фирма проявила бездействие: не пыталась ни восстановить утраченное, ни представить другую информацию, на основании которой можно было бы с большей достоверностью рассчитать налоги.

По итогам расследования причин утраты документов комиссия составляет акт. В нем нужно отразить:

• в каких условиях работала комиссия;
• по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т.п.);
• порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
• причины, по которым документы невозможно восстановить.

Восстанавливаем те документы, которые несут актуальную для организации информацию. В их числе документы, срок хранения которых еще не истек, и документы, которые может затребовать налоговая инспекция или другая проверяющая организация.

Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.

Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.

Закон о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты.

Но в пункте 2 статьи 12 он требует в случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями, обязательно провести инвентаризацию.

Результаты ее проведения будут основанием для отражения убытков в учете.