Когда нужно депонировать заработную плату

Если сотрудник по каким-то, не зависящим от компании причинам, не может вовремя получить заработную плату, которая выдается наличными, депонируйте ее и сдайте в банк.

Проверяем расписки в расчетно-платежной ведомости

Нужно построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег. Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме № Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись «депонировано».

Подводим итог по платежным ведомостям

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

• фактически выданных наличных денег;
• подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Составляем реестр депонированных сумм

Вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет. Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками. Поэтому отказываться от него не стоит. Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме.

Вносим в книгу учета депонированные суммы

Вести книгу не обязательно. Но это очень удобно, поэтому мы рекомендуем не отказываться от ведения книги учета депонированных сумм. Форму книги разработайте самостоятельно. Книгу открывайте на год. В ней каждому депоненту нужно выделить отдельную строку, в которой указывать его табельный номер, фамилию, имя, отчество и депонированную сумму. В графах «Отнесено на счет депонентов» указывайте месяц и год, в которых образовалась депонентская задол¬женность, номера платежных ведомостей и суммы депонированных выплат. В графах «Выплачено» против фамилии депонента записывайте номер расходного кассового ордера и выплаченную сумму.

Заверяем подписью

После того, как кассир подпишет платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (если они ведутся), он передает все на подпись бухгалтеру.

Передаем на проверку

После того, как кассир подпишет платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (если они ведутся), он передает все на подпись бухгалтеру.

Закрываем ведомость

После того, как кассир подпишет платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (если они ведутся), он передает все на подпись бухгалтеру.

На сумму фактически выданной зарплаты оформите один общий расходный кассовый ордер по форме № КО-2. РКО подписывает главный бухгалтер (или иное уполномоченное лицо). Номер и дату РКО проставьте на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сдаем в банк депонированную зарплату

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания № 3210-У).

Депонированная зарплата хранится в банке

Суммы депонированной заработной платы могут хранится в банке, пока сотрудник не попросит выплатить ему заработную плату. Но срок хранения не может более трех лет.

Сотрудник обратился за зарплатой

По просьбе сотрудника ему необходимо выдать заработную плату.

Получите от сотрудника заявление

Сотрудник не обязан писать заявление. Достаточно устного обращения. Но все же мы рекомендуем попросить у сотрудника письменное заявление. Составьте любую произвольную форму заявления и попросите сотрудника подписать.

Подайте заявку в банк

В заявке укажите необходимую сумму из депонированных средств.

Получите деньги в банке

Срок выдачи депонированной зарплаты следует прописать в локальном нормативном акте. Это может быть как день аванса, следующей зарплаты или отдельно предусмотренный день. Выдача осуществляется по расходному ордеру.

Оформите расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер нужно оформить по форме №КО-2. Порядок заполнения смотрите здесь

Выдайте сотруднику заработную плату

Выдайте заработную плату. Работник должен в расходном кассовом ордере поставить свою подпись, указать паспортные данные и написать выданную сумму. Порядок оформления проверьте здесь

Внесите изменения в книгу учета депонентов

Если вы ведете книгу учета депонентов, укажите в ней выданные суммы и реквизиты расходного кассового ордера, по которому были выданы деньги.

Сотрудник не обратился за зарплатой в течение трех лет

Если сотрудник не обратился за заработной платой в течение трех лет, вам нужно включить ее сумму в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом - в состав внереализационных доходов.

Проведите инвентаризацию расчетов

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Оформите акт инвентаризации и составьте бухгалтерскую справку

Результаты инвентаризации по счетам расчетов отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17).

Издайте приказ руководителя

Например, зарплата не была получена 10 марта 2017 года (установленный срок выплаты зарплаты). Срок исковой давности по депонентской задолженности по заработной плате истекает 10 марта 2021 года. В этот день на основании приказа руководителя задолженность должна быть списана.

Отразите данные приказа в учете

Списание невостребованной заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1

- депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Признавать доход в налоговом учете необходимо в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.