Оформляем на работу нового сотрудника

Начало

Как принять нового сотрудника в штат по трудовому договору

Как принять нового сотрудника в штат по трудовому договору

По результатам собеседования и тестирования вы выбрали наиболее подходящего кандидата на должность – его квалификация наиболее соответствует квалификационным справочникам, положениям профессиональных стандартов и требованиям вашей компании. Он прошел предварительный медицинский осмотр, если вы его направляли, и в установленный день явился на работу. Но прежде чем новичок приступит к работе, вам нужно провести процедуру оформления. Рассмотрим, как оформить на работу российского гражданина.

приступить

Документы от работника

Документы от работника

Для оформления на работу работник должен принести:

  • паспорт,
  • трудовую книжку, СТД-Р либо СТД-ПФР. Исключение – если вы приняли сотрудника, который до этого нигде не работал. На такого работника сразу оформляйте электронную трудовую книжку;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, если она была выдана до 1 апреля 2019 года, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе. Исключение – лицо, поступающее на работу впервые, на которое не открыт индивидуальный лицевой счет. Тогда сведения для его регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета работодателю нужно представить в свой территориальный ПФР;
  • документы воинского учета – для военнообязанных российских граждан.

Свидетельство о присвоении ИНН – если есть. Работники, чья деятельность непосредственно связана с продуктами питания, детскими товарами или работающие на транспортных средствах, обязаны представить медицинскую книжку с результатами заключения о состоянии здоровья.

В ряде случаев требуется справка от органа МВД России об отсутствии судимости и наркозависимости.

Чтобы оформить человека на работу, с него нужно взять заявление.

Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу

Закон не установил строгой формы такого заявления, поэтому его составляют произвольно. При написании заявления указываются адресат (кому направлено заявление) и составитель (от кого исходит заявление). В тексте заявления должны быть указаны должность, на которую поступает новый сотрудник; дата, с которой он приступает к работе. Составитель ставит свою подпись и дату, когда написано заявление. Уполномоченное на прием сотрудников лицо налагает резолюцию о приеме. Затем знакомим работника с внутренней документацией, имеющей отношение к его работе.

Знакомим работника с документами

Знакомим работника с документами

Ознакомляем работника – под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА - с коллективным договором (если он есть), правилами внутреннего трудового распорядка, положением об охране труда, о коммерческой тайне и другими документами, а также с должностной инструкцией. Берем с него заявление о согласии на обработку его персональных данных. В обязательном порядке проводим вводные инструктажи.

Какие инструктажи провести с работником

Какие инструктажи провести с работником

С работником нужно провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда. Информацию о проведении инструктажа фиксируют в журнале регистрации вводного инструктажа, а затем в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте (не забудьте, что в течение месяца после приема на работу с новичком нужно провести вводный инструктаж по гражданской обороне). Затем можно оформить трудовой договор.

Оформляем трудовой договор

Оформляем трудовой договор

Заполняем трудовой договор в двух экземплярах, подписываем его со стороны работодателя и со стороны работника, регистрируем в Журнале регистрации трудовых договоров и соглашений к ним и вручаем один экземпляр работнику. После этого можно приступать к оформлению приказа о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу составляют по унифицированной форме Т-1, подписываем его у руководителя, регистрируем в Журнале регистрации приказов. Работника нужно ознакомить с приказом под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. После оформления приказа нужно внести запись в трудовую книжку работника.

Запись в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку

Запись о приеме на работу должна быть занесена в трудовую книжку работника, если он проработал на предприятии или у индивидуального предпринимателя больше пяти дней, и эта работа является основной. Днем отсчета считают день, когда сотрудник приступил к работе. При поступлении на работу в трудовой книжке указывают: фактическую дату приема работника; название структурного подразделения (отдела), в которое он принят; название должности; дату и номер приказа о приеме на работу.

Но если на работу пришел сотрудник, который перешел на ЭТК, вести его бумажную трудовую книжку вам не надо, никаких записей в нее не вносите. Однако, в день приема такого работника либо на следующий день, направьте отчет по форме СЗВ-ТД.

Помимо этого, запись о приеме на работу внесите в форму СТД-Р.

Учет трудовой книжки

Учет трудовой книжки

После заполнения трудовой книжки нужно внести сведения о ней в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Работник расписывается в этой книге о том, что он ознакомлен со сведениями, внесенными в трудовую книжку. Регистрировать электронные трудовые книжки в книге учета трудовых книжек не нужно. Далее переходим к заполнению личной карточки работника.

Заполняем личную карточку работника

Заполняем личную карточку работника

Личную карточку работника заполняют по унифицированной форме Т-2. Работник расписывается в личной карточке. Все документы, связанные с трудовой деятельностью работника, обычно помещают в личное дело. При необходимости (если этого требует закон) работодатель должен направить обязательную информацию о работнике.

При этом, даже если работник отказался от трудовой книжки, все равно надо продолжать вести его личную карточку на бумаге.

Вести только в электронном виде личную карточку работника, который отказался от трудовой книжки, нельзя. Поскольку с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу либо увольнении надо знакомить сотрудника под роспись в его личной карточке.

То есть работник должен расписываться в карточке не один раз при увольнении, а по мере внесения записей в трудовую книжку.

Направляем информацию

Направляем информацию

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме сотрудника на работу, сдайте форму СЗВ-ТД.

Если человек за последние два года, предшествующие трудоустройству в вашу компанию, замещал должности государственной или муниципальной службы, в десятидневный срок с даты заключения трудового договора направляем информацию по последнему месту его службы. Если человек подлежит воинскому учету, информацию о нем направляем в военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления.

Документы работника

Если человек поступает на работу впервые, то бумажную трудовую книжку ему не оформляйте. По такому работнику надо сразу вести электронную трудовую книжку. Кроме того, если у вашего будущего сотрудника нет СНИЛС, зарегистрируйте его в ПФР.

Если новый сотрудник принес работодателю бумажную трудовую книжку и сразу же написал заявление о переходе на ЭТК, то поступайте следующим образом:

  • сначала внесите в бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу;
  • вручите работнику уведомление о возможности выбора формы ведения трудовой книжки;
  • получите от работника заявление о переходе на ЭТК;
  • внесите в трудовую книжку соответствующую запись;
  • выдайте бумажную трудовую книжку работнику.

Работники, чья деятельность непосредственно связана с продуктами питания, детскими товарами или работающие на транспортных средствах, обязаны представить медицинскую книжку с результатами заключения о состоянии здоровья. Категории работников, которые должны проходить обязательные медицинские осмотры, указаны в статье 213 Трудового кодекса РФ.

Для трудоустройства на работу в сфере образования, воспитания, развития, отдыха, медицинского обслуживания несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ) необходимо представить справку от органа МВД России об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования либо о реабилитации и прекращении уголовного преследования.

Для некоторых работ нужна справка об отсутствии наркозависимости. Это профессии, где необходимо иметь дело с источником повышенной опасности или с оборотом наркотических и психотропных веществ; учителя и воспитатели; профессии, связанные с управлением транспортными средствами, с оборотом оружия, аварийно-спасательными работами, подводными или подземными работами, верхолазными работами, а также обслуживанием подъемных сооружений и управлением ими.

Если работа сотрудника требует специальных знаний, работодатель вправе потребовать от него документы об образовании или профессиональной подготовке.

Трудовой договор

По закону прием на работу оформляют приказом работодателя, который должен быть издан на основе заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Основные условия трудового договора

В трудовом договоре необходимо указать (ст. 57 ТК РФ):

  • работника (фамилия, имя, отчество, ИНН);
  • работодателя – название фирмы или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность;
  • сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор;
  • место и дату заключения трудового договора.
  • место работы;
  • трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы;
  • дату начала работы и срок действия договора;
  • условия оплаты труда;
  • режим труда и отдыха;
  • компенсации за вредную работу;
  • условия, определяющие характер работы;
  • условие об обязательном социальном страховании;
  • условие о спецоценке.

Дополнительные условия трудового договора

Помимо основных, в договор можно включить дополнительные условия. Например, об испытательном сроке, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой), об обязанности работника отработать после обучения не меньше установленного договором срока (если обучение производилось за счет средств работодателя) и др.

Также в договоре необходимо указать конкретный размер оклада работника. Если же будет включена формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию», работник должен быть под расписку с документом ознакомлен. В противном случае трудовая инспекция может расценить это как нарушение трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ).

Срок трудового договора

При приеме сотрудника на работу работодатель должен определить, какой трудовой договор с ним заключать – срочный (до пяти лет) или на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

В части первой статьи 59 Трудового кодекса приведен перечень ситуаций, в которых обязательно нужно оформлять срочный договор. Все эти условия обусловлены характером предполагаемой работы.

В частности, срочный трудовой договор заключается на время:

  • исполнения обязанностей отсутствующего работника;
  • выполнения сезонных работ;
  • выполнения временных (до двух месяцев) работ;
  • проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя.

Если вы принимаете на работу пенсионера по возрасту, студента очной формы обучения, совместителя, руководителя, главного бухгалтера, заключают срочный договор по соглашению сторон (ст. 59 ТК РФ).

Трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

  • если в договоре не указан срок его действия;
  • если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция.

Упрощенный кадровый учет в микропредприятиях

С 2017 года кадровый учет для микропредприятий упрощен (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 348-ФЗ).

Такие предприятия могут полностью или частично отказаться от утверждения локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, таких как:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • график сменности и др.

Все условия, регулируемые не применяемыми актами, должны быть включены непосредственно в трудовые договоры с работниками. Типовая форма трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858.