Отзываем из отпуска «незаменимого» сотрудника

Начало

Отзываем из отпуска «незаменимого» сотрудника

Отзываем из отпуска «незаменимого» сотрудника

Бывают ситуации, когда нужно срочно отозвать того или иного сотрудника из ежегодного отпуска. Трудовой кодекс дает работодателям такое право, но надо соблюсти определенные условия, а также грамотно все оформить и произвести необходимые расчеты с отозванным работником.
Как правильно оформить отзыв работника из отпуска, покажет алгоритм.

приступить

Направляем сотруднику предложение выйти на работу

Направляем сотруднику предложение выйти на работу

Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. Не использованную часть отпуска придется предоставить работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года. Или присоединить к отпуску в следующем рабочем году (ст. 125 ТК РФ).

Работник имеет право отказаться прервать отпуск, а может и согласиться.

Работник согласился на отзыв из отпуска

Работник согласился на отзыв из отпуска

Получите согласие работника на отзыв из отпуска

Если сотрудник согласился на отзыв из отпуска, то в первый же день его досрочного выхода на работу возьмите с него письменное согласие на отзыв. Трудовой кодекс этого не требует, но вы должны таким образом зафиксировать факт, что работник согласился прервать свой отпуск добровольно.

Кстати, в этом же документе он может указать и желаемые даты оставшейся части отпуска.

Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Оформляем отзыв из отпуска документально

В тот же день, когда вы получили письменное согласие работника, издайте приказ об отзыве из отпуска. Составьте его в произвольной форме. В приказе укажите причину отзыва, дату досрочного выхода сотрудника на работу, а также время, когда ему будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.

Образец приказа смотрите здесь

Корректируем график отпусков

Корректируем график отпусков

Как внести изменения в график отпусков

В графике отпусков в строке, где указан прерываемый отпуск работника:

  • в графе 10 «Примечание» напишите, что определенное количество дней отпуска переносится на другой период;
  • в графе 8 «Основание (документ)» укажите приказ об отзыве из отпуска, его номер и дату;
  • в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» напишите даты, на которые переносится неиспользованная часть отпуска.

Вносим изменения в табель учета рабочего времени

Вносим изменения в табель учета рабочего времени

Отражаем отзыв из отпуска в табеле

Дни, когда работник находился в отпуске, в табеле учета рабочего времени отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09». А дни, когда сотрудник уже работал (после отзыва), - буквенным кодом «Я» или цифровым кодом «01».

Отражаем отзыв в личной карточке работника (форма Т-2)

Отражаем отзыв в личной карточке работника (форма Т-2)

Как показать отзыв из отпуска в личной карточке

В графе 4 раздела VIII формы Т-2 укажите количество дней, которые сотрудник фактически отгулял в отпуске. При этом в графе 7 «Основание» напишите реквизиты приказов об отпуске работника и об отзыве из отпуска.

Пересчитываем отпускные

Пересчитываем отпускные

Делаем перерасчет выплаченной суммы отпускных

Начиная с первого дня досрочного выхода сотрудника на работу, начислите ему зарплату в обычном порядке. И сделайте перерасчет ранее выплаченной суммы отпускных.

Для этого средний дневной заработок умножьте не на 28 календарных дней, а на то количество дней, которые работник отгулял фактически.

Разницу между «старой» и «новой» суммами отпускных можно зачесть или вернуть.

Зачитываем излишек

Зачитываем излишек

Зачитываем разницу между старой и новой суммами отпускных

Разницу между «старой» и «новой» суммами отпускных по согласованию с работником можно зачесть в счет заработной платы. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных.

Порядок зачета неиспользованных отпускных лучше прописать в предложении об отзыве из отпуска и приказе на отзыв.

Оставлять переплату работнику в расчете на то, что позднее он использует неотгулянные дни отпуска, нельзя. Ведь когда работник их сможет догулять - не известно. Кроме того, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).

Возврат излишка выданных отпускных

Возврат излишка выданных отпускных

«Отзывник» возвращает излишек в кассу

Работник, отозванный из отпуска, может вернуть разницу между старой и новой суммами отпускных в кассу. Это условие (равно как и условие зачета ранее выданных отпускных) лучше прописать в предложении об отзыве из отпуска и приказе на отзыв.

Работник не согласился на отзыв из отпуска

Работник не согласился на отзыв из отпуска

Если сотрудник не согласился прервать свой отпуск

Важно помнить, что какой бы острой ни была производственная необходимость, вы не можете заставить работника прервать свой законный отпуск (ст. 125 ТК РФ). Поэтому работник имеет полное право не согласиться на отзыв из отпуска.

Отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2). А значит, за это к нему нельзя применить дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул.

Отзыв работника из отпуска

Есть сотрудники, которых нельзя отозвать из отпуска даже с их согласия. Так, не допускается отзыв из отпуска, даже если они сами не возражают против этого (ст. 125 ТК РФ):

  • несовершеннолетних работников;
  • беременных женщин;
  • работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

В Трудовом кодексе закреплено, что хотя бы одна из частей ежегодного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Это обязательное требование, и даже по соглашению между работником и работодателем такой период нельзя уменьшить.

При отзыве уже предоставленный отпуск фактически разбивается на две части. Таким образом, если сотрудник отгулял в текущем рабочем году два раза по 7 календарных дней, то отозвать его из третьего отпуска продолжительностью 2 недели работодатель не вправе, даже если работник согласен на отзыв. В противном случае это будет трудовым нарушением (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Если же работник впервые в этом году пошел в 2-недельный отпуск, а графиком у него предусмотрены еще два отпуска по 7 календарных дней, то отозвать его из неделимой части отпуска можно. Но только если вы договоритесь с ним, что потом он возьмет не два раза по 7 дней, а один раз 14 дней.

Обратите внимание: Трудовой кодекс разрешает отзыв лишь из ежегодного оплачиваемого отпуска. То есть, к примеру, из учебного или из неоплачиваемого отпуска отозвать работника нельзя.

Пример перерасчета отпускных при отзыве из отпуска

Иванов находится в отпуске продолжительностью 28 календарных дней с 5 июня по 3 июля. Его оклад – 60 000 руб. Предположим, средний дневной заработок при расчете отпускных составил 1950 руб. Сумма отпускных – 54 600 руб. (1950 руб. х 28 кал. дн.). С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 7098 руб. (54 600 руб. х 13%). Начислены страховые взносы по общему тарифу в размере 16489,2 руб. (54 600 руб. х 30,2%).

В связи с производственной необходимостью 2 июля Иванова отозвали из отпуска. Он не возражал.

Бухгалтер со 2 июля начал начислять Иванову зарплату. Отпускные пересчитал.

После пересчета отпускные составили 50 700 руб. (1950 руб. х 26 кал. дн.). Разница - 3900 руб. (54 600 – 50 700).

После пересчета отпускных НДФЛ составил 6591 руб. (50 700 х 13%). Разница - 507 руб. (7098 – 6591).

После пересчета отпускных страховые взносы составили 15 311,40 руб. (50 700 руб. х 30,2%). Разница - 1177,8 руб. (16489,2 – 15311,4).

При расчете зарплаты за июль Иванову бухгалтер уменьшит сумму к выдаче на 3900 руб. – излишне выплаченные отпускные. Начисленный НДФЛ уменьшит на 507 руб. – излишне удержанный НДФЛ.

Страховые взносы к перечислению за июль будут уменьшены на 1177,8 руб.