Что делать при утрате первичных документов

Начало

Что делать при утрате первичных документов

Что делать при утрате первичных документов

Если первичка уничтожена, вам нечем будет подтвердить свои налоговые обязательства. А если вы будете бездействовать, тогда инспекция сама посчитает ваши налоги расчетным путем. И даже форс-мажор, из-за которого пропали бумаги, не убережет от ответственности. Поэтому чтобы утрата документов не стала для вашей компании серьезной проблемой, вам нужно правильно зафиксировать этот факт и принять все меры для восстановления бумаг. Действуйте по алгоритму.

приступить

Вы обнаружили утрату документов

Вы обнаружили утрату документов

Если на фирме произошло событие, которое привело к утрате документов, первое, что нужно сделать, - это сообщить об этом директору. На основании приказа директора создайте комиссию, которая будет расследовать причины утраты документы вместе с компетентными органами - решите, куда вам, возможно, придется обратиться, чтобы установить причины происшествия и зафиксировать факт утраты документов. Далее нужно уведомить об утрате документов налоговую инспекцию и начать принимать меры к восстановлению утраченных бумаг.

  Назад

Сообщить директору и организовать расследование происшествия

Сообщить директору и организовать расследование происшествия

Сообщить директору о порче или утрате первичных документов нужно обязательно в письменном виде. Напишите докладную (служебную) записку. Затем нужно провести расследование происшествия. Для этого создайте комиссию и при необходимости обратитесь в компетентные органы. Без этого причины утраты документов не будут считаться документально подтвержденными.

Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Комиссию по расследованию причин утраты документов создают на основании приказа директора. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации. Порча или утрата документов может произойти из-за действий работников или из-за обстоятельств непреодолимой силы. По окончании работы комиссия составляет опись утраченных бумаг и акт.

  Назад

Утрата документов из-за действий работника

Утрата документов из-за действий работника

Возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации, например, во время транспортировки при переезде. В такой ситуации руководитель должен получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принять решение и издать приказ о наложении дисциплинарного взыскания - выговора или замечания. Взысканием также может стать увольнение сотрудника.

Утрата документов из-за обстоятельств непреодолимой силы

Утрата документов из-за обстоятельств непреодолимой силы

Если утрата документов произошла из-за обстоятельств непреодолимой силы, то необходимо обратиться в тот компетентный орган, который отвечает за ситуацию. Чаще всего это: хищение документов - полиция; пожар - Госпожнадзор; стихийное бедствие, наводнение, пожар, другие природные явления - МЧС; авария на объекте ЖКХ – коммунальные службы. Комиссия будет расследовать причины утраты вместе с компетентными органами (п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Акт о результатах работы комиссии

Акт о результатах работы комиссии

Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель организации. К акту прилагается опись утраченных документов и письменные объяснения сотрудников, отвечающих за сохранность бумаг. Если привлекались компетентные органы, то к акту также прикладываются справки и уведомления от них в соответствии с обстоятельствами происшествия.

Сообщить в налоговую инспекцию

Сообщить в налоговую инспекцию

О факте утраты документов нужно сообщить в налоговую инспекцию. Также в дальнейшем туда нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Направить уведомление об утрате документов

Направить уведомление об утрате документов

Направить уведомление об утрате документов нужно своевременно - максимум в течение недели после происшествия, чтобы не было лишних подозрений (см. постановление АС Уральского округа от 22 декабря 2015 г. № А60-10762/2015).

  Назад

Направить уведомление об окончании восстановления документов

Направить уведомление об окончании восстановления документов

О том, что работы по восстановлению утраченных документов прекращены, директор должен уведомить налоговую инспекцию путем направления акта комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).

Восстановить документы

Восстановить документы

Восстановить документы своими силами бывает непросто. Поэтому следует обратиться за помощью. На основе восстановленной документации нужно восстановить учет.

Обратиться за помощью

Обратиться за помощью

У налоговой инспекции запросите копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать. 2. У банка запросите выписки по расчетному счету, чтобы определить круг контрагентов и составить перечень нужных документов. 3. У контрагентов попросите заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Они необходимы для восстановления бухгалтерского и налогового учета.4. Помочь восстановить учет может аудиторская фирма.

  Назад

Восстановить учет

Восстановить учет

На основе восстановленной документации нужно заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность, пересчитать налоги.

Хранение первички

Фирма должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Ни в Законе о бухгалтерском учете, ни в одной из норм действующего налогового законодательства никаких оговорок для форс-мажорных ситуаций нет.

В статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлен порядок хранения первички.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Налоговый кодекс также требует хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение 5 лет (подп.8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения фирмы наказывают по статье 120 НК РФ. Санкции могут налагаться как на организацию в целом, так и на сотрудника, по установленной вине которого произошла порча документов.

Ответственность руководителя

Ответственность за организацию хранения первички несет руководитель организации. В случае несоблюдения требований с него может быть взыскан штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ.

Согласно этой статье, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это тоже предусмотрена уголовная ответственность.

Если руководитель не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по статье 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.

Налоговые последствия

Налоговый кодекс предусматривает такие виды ответственности:

  • 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
  • 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
  • 30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (п 2 ст. 120 НК РФ);
  • штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Кроме того, не подтвержденные документами затраты могут быть исключены из состава налогооблагаемых расходов. Это приведет к доначислению налога на прибыль и применению санкций по статье 122 НК РФ в размере 20% от суммы недоимки.

Также если нет документов, подтверждающих правомерность постановки на учет товаров, работ, услуг, могут отказать в вычете по НДС.

Наличие недоимок по налогу на прибыль и НДС приведет к начислению пени по статье 75 НК РФ.

Налоги расчетным путем

Если налогоплательщик в течение более 2 месяцев не представит документы, необходимые для расчета налогов, инспекция вправе определять сумму налоговых обязательств расчетным методом (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ) (см. постановление АС Центрального округа от 30 марта 2021 г. № Ф10-5558/2020 по делу № А09-4744/2020).

Это делается по данным об аналогичных налогоплательщиках, и при этом неважно, что документы были утрачены по уважительным причинам, если фирма проявила бездействие: не пыталась ни восстановить утраченное, ни представить другую информацию, на основании которой можно было бы с большей достоверностью рассчитать налоги.

Что писать в акте расследования комиссии

По итогам расследования причин утраты документов комиссия составляет акт. В нем нужно отразить:

  • в каких условиях работала комиссия;
  • по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т.п.);
  • порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
  • причины, по которым документы невозможно восстановить.

Восстанавливаем утерянную документацию

Восстанавливаем те документы, которые несут актуальную для организации информацию. В их числе документы, срок хранения которых еще не истек, и документы, которые может затребовать налоговая инспекция или другая проверяющая организация.

Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.

Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.

Проводим инвентаризацию

Закон о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты.

Но в пункте 2 статьи 12 он требует в случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями, обязательно провести инвентаризацию.

Результаты ее проведения будут основанием для отражения убытков в учете.