Как сдать налоговую отчетность по ТКС

Начало

Как сдать налоговую отчетность по ТКС

Как сдать налоговую отчетность по ТКС

У организаций есть выбор, какой способ сдачи отчетности выбрать: на бумаге или электронно. Но некоторые из них должны представлять налоговую отчетность только в электронном виде. Нарушение способа сдачи декларации или расчета повлечет неприятные последствия: отчетность признают несданной и привлекут к ответственности.

Поэтому, важно определиться с тем, в каких случаях можно, а когда нужно представлять электронную отчетность налоговикам.

приступить

Определите, относитесь ли вы к организациям, которые должны отчитываться электронно

Определите, относитесь ли вы к организациям, которые должны отчитываться электронно

Только в электронном виде должны сдавать декларации организации, которые:

  • являются вновь созданными организациями, где работают более 100 человек;
  • относятся к крупнейшим налогоплательщикам;
  • имеют среднесписочную численность работников свыше 100 человек за предыдущий календарный год.

Тем не менее, несоответствие перечисленным критериям не означает, что вам не надо отчитываться перед налоговиками электронно. Обязанность направления электронных деклараций или расчетов может быть предусмотрена для отдельных видов налогов.

Определите, по каким налогам вы должны сдать электронную отчетность

Определите, по каким налогам вы должны сдать электронную отчетность

По некоторым видам налогов вы должны сдавать электронные декларации или расчеты. Например, по:

НДС. Электронную декларацию по НДС сдают все организации, независимо от численности их сотрудников. Но и в этом случае есть исключения. Они предусмотрены для налоговых агентов, которые не являются налогоплательщиками НДС или являются ими, но освобождены от исполнения обязанностей по уплате НДС. Такие организации вправе сдавать декларации по НДС на бумаге;

НДФЛ. 6-НДФЛ и справки о доходах физлиц (бывшие 2-НДФЛ) в электронном виде сдавайте, если вы выплачивали зарплату или вознаграждение по ГПД более, чем 10 работникам или исполнителям. Если доход был выплачен 10 физлицам и менее, то у вас есть возможность выбрать способ подачи отчетности в ИФНС (письмо ФНС от 9 декабря 2019 года № БС-4-11/25215@);

Определите налоговую инспекцию, в которую будете отчитываться

Определите налоговую инспекцию, в которую будете отчитываться

Налоговую отчетность сдают в ИФНС как по месту нахождения организации, так и по месту нахождения ее обособленных подразделений.

По общему правилу отчетность сдают по месту нахождения организации.

Но в ряде случаев декларации надо сдавать и по месту нахождения обособленных подразделений. Это правило распространяется, в том числе, на порядок направления электронной отчетности.

Например, если у вас есть обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, и среднесписочная численность работников на начало налогового периода превышает 100 человек, то вы обязаны представлять электронные декларации по налогу на прибыль в ИФНС как по месту учета головного офиса, так и по месту учета каждого подразделения (если не выбран иной порядок отчетности, например по группе ОП).

Тот факт, что среднесписочная численность работников каждого из ОП не превышает 100 человек, значения не имеет, поскольку при решении вопроса о сдаче отчетности по ТКС этот показатель учитывается в целом по организации.

По некоторым налогам сдача отчетности по месту нахождения обособленных подразделений не установлена. Например, по НДС.

Выберите способ сдачи электронной налоговой отчетности

Выберите способ сдачи электронной налоговой отчетности

Можно выбрать один из способов сдачи электронной отчетности налоговикам:

  • через оператора электронного документооборота;
  • через сайт ФНС России – в рамках действующего эксперимента (п. 1 Приказа ФНС России от 15 июля 2011 года № ММВ-7-6/443@).

При этом помните, что для отчетности по НДС выбрать способ ее представления вы не сможете. Декларацию по НДС можно подавать только через оператора ЭДО (п. 1.7 Порядка представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС России, утвержденного приказом ФНС России от 15 июля 2011 года № ММВ-7-6/443@).

Как сдать налоговую отчетность через оператора ЭДО

Как сдать налоговую отчетность через оператора ЭДО

Для того, чтобы сдать налоговую отчетность в электронном виде через оператора ЭДО, вам понадобится:

  • выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор;
  • получить квалифицированную электронную подпись;
  • приобрести необходимое ПО;
  • сформировать отчетность по утвержденным форматам и направить ее в ФНС России;
  • получить подтверждения приема отчетности или отказа в ее приеме.

Заключите договор с оператором ЭДО

Заключите договор с оператором ЭДО

Оператор электронного документооборота — организация, предоставляющая услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между налоговыми органами и налогоплательщиками в рамках системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по ТКС.

Оператор ЭДО должен отвечать установленным требованиям. В том числе, иметь лицензию, обладать необходимыми технологиями для представления отчетности по ТКС и заключить договор с региональным Управлением ФНС России.

Перечень спецоператоров, которые отвечают требованиям ФНС России, размещен на сайте налоговой службы.

Как получить квалифицированную электронную подпись

Как получить квалифицированную электронную подпись

С 1 июля 2021 года квалифицированную ЭЦП можно получать:

  • в аккредитованном удостоверяющем центре налоговой службы. Эта услуга бесплатна;
  • в коммерческом удостоверяющем центре, если аккредитация центра или срок действия ранее выданного сертификата ключа проверки ЭЦП не истекли до 1 января 2022 года. Коммерческие УЦ выдают электронные подписи платно.

Приобретите ПО для сдачи электронной отчетности

Приобретите ПО для сдачи электронной отчетности

Для того, чтобы сдать электронную отчетность, приобретите ПО, совместимое с программным обеспечением, установленным в вашей налоговой инспекции.

Для работы этого ПО нужен компьютер, имеющий выход в Интернет.

Необходимое программное обеспечение может быть предоставлено оператором связи.

Сформируйте налоговую отчетность и направьте ее оператору ЭДО

Сформируйте налоговую отчетность и направьте ее оператору ЭДО

Чтобы сдать налоговую отчетность, надо сформировать ее по утвержденному формату. Список всех действующих форматов содержится в приказе ФНС России от 24 декабря 2007 года № ММ-3-13/693.

Кроме того, отчетность можно сформировать и в бесплатной программе «Налогоплательщик ЮЛ», которую можно скачать с сайта ФНС России.

Перед сдачей отчетности подпишите ее УКЭП.

Если отчетность сдает ваш уполномоченный представитель, на него нужно оформить доверенность. С 22 августа 2021 года электронные доверенности можно оформлять по формату, утвержденному приказом ФНС России от 30 апреля 2021 года № ЕД-7-26/445@.

Получите ответ от оператора ЭДО

Получите ответ от оператора ЭДО

Оператор ЭДО, получив файл с отчетностью, в течение 2-х часов сформирует подтверждение даты отправки документа.

В нем будут зафиксированы дата и время отправления отчетности по ТКС. Если налоговая инспекция примет отчетность, то именно эта дата будет датой представления декларации (расчета) в ИФНС.

Если по истечении 2-х часов вы не получили подтверждения от оператора ЭДО, вам нужно к нему обратиться для выяснения причин произошедшего.

Вместе с файлом отчетности подтверждение даты отправки оператор ЭДО одновременно с организацией, направляет в ИФНС.

Дождитесь ответа от налоговой инспекции

Дождитесь ответа от налоговой инспекции

Ваши электронные декларации (расчеты) должны пройти проверку в налоговой инспекции. Проверка проходит в 4 этапа:

  • техническая проверка. При этом отчетность проверяют на соответствие установленному формату, а также ряду критериев, например, обратят внимание на: имя отправителя, т.е. что файл поступил от зарегистрированного абонента, маршрут документа, т.е. что организация действительно является участником ЭДО, тип сообщения, соответствие имени вложения типу сообщения;
  • первичный контроль. При этом проверяют, в том числе, электронную подпись отправителя отчетности;
  • итоговый контроль;
  • прием отчетности.

По итогам прохождения отчетностью установленных этапов проверки, налоговая инспекция пришлет вам подтверждения:

  • приема отчетности;
  • отказа в приеме отчетности.

Подтверждение приема отчетности

Подтверждение приема отчетности

Подтверждением того, что вашу отчетность приняли, являются:

  • квитанция о приеме;
  • и извещение о вводе;

Квитанция о приеме отчетности в электронной форме формируется налоговой инспекцией и подтверждает, что декларация (расчет) прошли автоматизированный контроль в ИФНС.

Тем не менее, успешную сдачу отчетности подтвердит именно извещение о вводе.

Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете), формируется ИФНС и подтверждает, что в информации, представленной в файле, не содержится ошибок или противоречий.

Получение уведомления об уточнении

Получение уведомления об уточнении

Уведомление об уточнении подтверждает факт приема декларации (расчета), содержащей ошибки.

Получение уведомления об уточнении означает, что вам нужно сдать уточненную отчетность либо подать пояснения.

Получение подтверждений того, что отчетность не принята

Получение подтверждений того, что отчетность не принята

Если налоговики не примут отчетность, они пришлют:

  • сообщение об ошибке;
  • либо подтверждение отказа в приеме отчетности

Что означает сообщение об ошибке

Что означает сообщение об ошибке

Получение от налоговиков сообщения об ошибке означает, что ваша отчетность не прошла проверку либо ее невозможно расшифровать и ее не приняли.

Исправьте ошибки в отчетности и направьте ее заново

Исправьте ошибки в отчетности и направьте ее заново

После получения сообщения об ошибке, исправьте их и представьте отчетность заново.

Точного срока, в течение которого надо исправить ошибки, не установлено. Но соблюдайте установленные сроки сдачи декларации (расчета).

Получение подтверждения отказа в приеме отчетности

Получение подтверждения отказа в приеме отчетности

Подтверждением факта отказа в приеме представленной налоговой декларации (расчета) уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета).

В нем должны быть перечислены причины отказа:

  • отчетность была подана не по тому формату;
  • отсутствует УКЭП или данные владельца квалифицированного сертификата не соответствуют данным руководителя организации (физического лица) или представителя;
  • у руководителя, подписавшего декларацию, отсутствуют полномочия вследствие его дисквалификации;
  • отчетность была направлена не в ту инспекцию, в которую следовало ее сдать.

Исправьте ошибки в отчетности и направьте ее заново

Исправьте ошибки в отчетности и направьте ее заново

После получения уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета), исправьте их и представьте отчетность заново.

Точного срока, в течение которого надо исправить ошибки, не установлено. Но соблюдайте установленные сроки сдачи декларации (расчета), иначе опоздание грозит вам штрафом за несдачу или несвоевременную сдачу налоговой отчетности по статье 119 Налогового кодекса РФ и блокировкой счета.

Если причины отказа не связаны с установленными законом, то у вас есть право обжаловать действия инспекции в вышестоящую инспекцию, а затем в суд.

Как сдать налоговую отчетность через сайт ФНС России

Как сдать налоговую отчетность через сайт ФНС России

Для того, чтобы сдавать электронные декларации и расчеты через сайт ФНС России вам потребуется:

  • получить усиленную квалифицированную электронную подпись;
  • зарегистрироваться в сервисе самостоятельной сдачи налоговой отчетности;
  • подготовить отчетность и направить ее в ФНС России;
  • исправить ошибки в отчетности, если получите соответствующие сообщения от налоговиков.

Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись

Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись

Для работы с интернет-сервисом сдачи налоговой отчетности вам нужна УКЭП.

С 1 июля 2021 года квалифицированную ЭЦП можно получать:

  • в аккредитованном удостоверяющем центре налоговой службы. Эта услуга бесплатна;
  • в коммерческом удостоверяющем центре, если аккредитация центра или срок действия ранее выданного сертификата ключа проверки ЭЦП не истекли до 1 января 2022 года. Коммерческие УЦ выдают электронные подписи платно.

Воспользуйтесь сервисом ФНС России для сдачи налоговой отчетности

Воспользуйтесь сервисом ФНС России для сдачи налоговой отчетности

Чтобы сдать отчетность с помощью сервиса сдачи налоговой отчетности, в нем надо зарегистрироваться.

После выполнения процедуры регистрации вы получите идентификатор абонента для работы с интернет-сервисом.

Зарегистрируйте сертификат электронной подписи посредством сервиса «Сервис получения идентификатора абонента»

Имея ключ ЭП и уникальный идентификатор абонента, вы сможете представлять налоговые декларации и расчеты через интернет-сайт ФНС России.

При этом помните: сдать отчетность через сайт ФНС России может только законный представитель организации – ее руководитель. По доверенности сдавать налоговые декларации или расчеты с помощью этого сервиса нельзя (письмо ФНС России от 20 августа 2021 года № КВ-4-19/11741@).

Подготовьте отчетность и направьте ее в ФНС России

Подготовьте отчетность и направьте ее в ФНС России

Перед подготовкой налоговой отчетности установите на компьютер:

  • корневой сертификат УЦ ФНС России и список отозванных сертификатов;
  • сертификат открытого ключа подписи МИ ФНС России по ЦОД для шифрования отчета и проверки квитанции. Их можно скачать с сайта ФНС России;
  • Для формирования налоговых деклараций и расчетов используйте бесплатную программу «Налогоплательщик ЮЛ», расположенную на сайте ФНС России.

С помощью ПО «Налогоплательщик ЮЛ», подготовьте файл транспортного контейнера, содержащий зашифрованную на открытом ключе получателя (МИ ФНС России по ЦОД), подписанную ЭП налогоплательщика налоговую декларацию (расчет).

Передайте полученный зашифрованный файл в МИ ФНС России по ЦОД.

Получите подтверждения направления и сдачи отчетности

Получите подтверждения направления и сдачи отчетности

Получите подтверждение даты отправки. Это электронный документ, который содержит данные о дате и времени отправки налогоплательщиком налоговой декларации (расчета) и документа в электронном виде по ТКС. С его помощью вы докажете, что сдали отчетность во время и избежите штрафа на основании статьи 119 Налогового кодекса РФ.

После проверки деклараций и расчетов налоговиками вы получите:

  • квитанцию о приеме;
  • извещение о вводе;
  • уведомление об уточнении отчетности;
  • уведомление об отказе в приеме;

Подтверждение приема отчетности

Подтверждение приема отчетности

Подтверждением того, что вашу отчетность приняли, являются:

  • квитанция о приеме;
  • и извещение о вводе;
  • Квитанция о приеме отчетности в электронной форме формируется налоговой инспекцией и подтверждает, что декларация (расчет) прошли автоматизированный контроль в ИФНС.

Тем не менее, успешную сдачу отчетности подтвердит именно извещение о вводе.

Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете), формируется ИФНС и подтверждает, что в информации, представленной в файле, не содержится ошибок или противоречий.

Получение уведомления об уточнении

Получение уведомления об уточнении

Уведомление об уточнении подтверждает факт приема декларации (расчета), содержащей ошибки.

Получение уведомления об уточнении означает, что вам нужно сдать уточненную отчетность либо подать пояснения.

Получение подтверждений того, что отчетность не принята

Получение подтверждений того, что отчетность не принята

Если налоговики не примут отчетность, они пришлют:

  • сообщение об ошибке;
  • либо подтверждение отказа в приеме отчетности

Что означает сообщение об ошибке

Что означает сообщение об ошибке

Получение от налоговиков сообщения об ошибке означает, что ваша отчетность не прошла проверку либо ее невозможно расшифровать и ее не приняли.

Текст, содержащий информацию об ошибке, содержится в теле сообщения.

Исправьте ошибки в отчетности и направьте ее заново

Исправьте ошибки в отчетности и направьте ее заново

После получения сообщения об ошибке, исправьте их и представьте отчетность заново.

Точного срока, в течение которого надо исправить ошибки, не установлено. Но соблюдайте установленные сроки сдачи декларации (расчета).

Получение подтверждения отказа в приеме отчетности

Получение подтверждения отказа в приеме отчетности

Подтверждением факта отказа в приеме представленной налоговой декларации (расчета) уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета).

В нем должны быть перечислены причины отказа приема налоговой декларации (расчета):

  • отчетность была подана не по тому формату;
  • отсутствует УКЭП или данные владельца квалифицированного сертификата не соответствуют данным руководителя организации (физического лица) или представителя;
  • у руководителя, подписавшего декларацию, отсутствуют полномочия вследствие его дисквалификации;
  • отчетность была направлена не в ту инспекцию, в которую следовало ее сдать.

Исправьте ошибки в отчетности и направьте ее заново

Исправьте ошибки в отчетности и направьте ее заново

После получения уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета), исправьте их и представьте отчетность заново.

Точного срока, в течение которого надо исправить ошибки, не установлено. Но соблюдайте установленные сроки сдачи декларации (расчета), иначе опоздание грозит вам штрафом за несдачу или несвоевременную сдачу налоговой отчетности по статье 119 Налогового кодекса РФ и блокировкой счета.

Если причины отказа не связаны с установленными законом, то у вас есть право обжаловать действия инспекции в вышестоящую инспекцию, а затем в суд.

Сдавать бумажные декларации вы вправе, только если не обязаны сдавать их в электронной форме.

При этом статья 80 Налогового кодекса РФ не предусматривает обязанности сдавать и ИФНС налоговые декларации (расчеты) как в электронном виде, так и на бумажном носителе. То есть сдача налоговой отчетности в электронном виде освободит вас от одновременного представления ее на бумаге.

Отчетность в электронном виде подать в налоговую инспекцию можно:

  • через оператора ЭДО;
  • через сайт ФНС России.

В настоящее время действует Порядок представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС России, утвержденный приказом ФНС России от 15 июля 2011 года № ММВ-7-6/443@. Согласно этому документу организациям или ИП предоставлена возможность представления налоговой и бухгалтерской отчетности с электронной подписью через интернет-сайт ФНС России в рамках пилотного проекта.

Сроки действия пилотного проекта по сдачи электронной отчетности в ФНС России с 2012 года постоянно продлевались. Последний раз пилотный проект продлили еще до 1 июля 2022 года (приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/548@).

При этом отметим, что в соответствии с Порядком предоставления отчетности в электронном виде через сайт ФНС России, утвержденным приказом от 15 июля 2011 года № ММВ-7-6/443@, участниками информационного взаимодействия при предоставлении отчетности через данный сайт являются по общему правилу только налогоплательщики, не относящиеся к категории крупнейших.

То есть представители организаций и крупнейшие налогоплательщики, не вправе пользоваться этим онлайн-сервисом. Это означает, что доверенное лицо, действующее от имени организации, не сможет за нее сдать налоговую декларацию или расчет. На это обратила внимание ФНС России в письме от 20 августа 2021 года № КВ-4-19/11741@.